Các bước chuẩn bị cho một cuộc trại

Để chuẩn bị cho một cuộc trại, chúng ta lần lượt tiến hành những điểm sau:

1. Chọn lựa địa điểm
2. Tiếp xúc, thông báo, xin phép
3. Chỉnh trang lều vải
4. Dụng cụ đi trại
5. Lên chương trình


1. Chọn lựa địa điểm

Đích thân anh chị Phụ trách phải đi tiền trạm để khảo sát và chọn lựa. Đất trại phải rộng rãi đủ chỗ để dựng lều. Và cần hội tụ đủ các yếu tố sau:

a. Phong cảnh: Tùy theo đối tượng trại sinh mà chọn phong cảnh sao cho thích hợp

b. Thoát nước: Đất trại có phủ cỏ, khô ráo, sạch sẽ, thoai thoải, không bị lụt hay úng thủy khi mưa lớn.

c. Nước uống: Phải có nước sạch gần nơi cắm trại để có thể lấy được dễ dàng.

d. Cây, củi: Việc đun, nấu, làm thủ công trại đều phải sử dụng cây, củi, nên điểm cắm trại phải gần chỗ có thể lấy cây, củi...

e. Dễ tới: Địa điểm cắm trại phải phù hợp với khả năng kinh phí chuyên chở của đơn vị. Nếu có thể nên ở gần trục lộ giao thông để đề phòng trường hợp phải di tản trại sinh.

f. Chợ: Là nơi tiếp tế thực phẩm và nhu yếu phẩm cho trại. Tuy nhiên chúng ta không vì thế mà cắm trại gần chợ. Càng xa càng tốt nhưng phải thuận tiện cho việc đi lại mua sắm.

Ngoài ra, không nên cắm trại ở nơi đông người, bệnh viện, khu quân sự...


2. Tiếp xúc, thông báo, xin phép

a. Tiếp xúc:

- Với chủ đất hay chính quyền địa phương để xin phép sử dụng địa điểm cắm trại.

- Với các đoàn bạn và các tổ chức thanh thiếu niên sở tại, để mời sinh hoạt chung hay nhờ họ hướng dẫn những tập quán phong tục địa phương. Cần nắm các đền chùa, nhà thờ và các giờ hành lễ, các di tích lịch sử, thắng cảnh địa phương... Các địa chỉ của bác sĩ hay trạm y tế gần nhất.

b. Thông báo, xin phép:

Đến các cấp cao hơn trong phong trào và gửi giấy thông báo và xin phép đến từng phụ huynh của trại sinh. Thông báo cho trại sinh biết ngày, giờ, địa điểm tập kết... thời gian đi trại, chủ đề hay mục đích của trại, lệ phí trại. Lên danh mục những vật cần mang theo cho đúng với nhu cầu của trại.


3. Chỉnh trang lều vải

Ta phải xem lại các lều vải, chỗ nào hư mục thì phải thay bỏ hay vá. Kiểm xem số lều có phù hợp với số trại sinh không? Nếu thiếu thì may hoặc mượn thêm. Kiểm tra dây, cọc, cột, dùi cui có đủ không?


4. Dụng cụ đi trại

a. Dụng cụ tập thể: Phân công cho trại sinh mỗi người mang một ít, người nào mang món nào phải có trách nhiệm giữ gìn bảo quản cho đến hết kỳ trại. Những dụng cụ chung cho cả tổ, đội gồm:

+ Lều vải, dây, cọc, dùi cui.
+ Thùng hay xô chứa nước.
+ Tô dĩa lớn.
+ Vá, muỗng lớn, đũa lớn.
+ Dao, rìu, rựa.
+ Cuốc nhỏ hay xẻng (loại xếp được càng tốt).
+ Túi cứu thương.
+ Địa bàn.
+ Đèn bão.
+ Tấm poncho hay nylon lót lều chống ẩm.
+ Thực phẩm và gia vị.
+ Nồi, soong, chảo, ấm nấu nước.

b. Dụng cụ cá nhân: Chưa quen đi trại, nhiều em hay mang theo những thứ luộm thuộm vô ích. Hành trang của trại sinh phải gọn nhẹ và đa dụng. Đây là những vật dụng gợi ý:

+ Y phục: Tùy theo mùa, đồ ngủ, đồng phục, đồ tắm, đồ lót, áo mưa, giày dép...
+ Đồ vệ sinh cá nhân: Kem, bàn chải răng, xà phòng, gương, lược, khăn, giấy vệ sinh...
+ Vật dụng ăn uống: Chén, đũa, muỗng, ly, dao đa năng, bình đựng nước...
+ Vật dụng học tập: Bút, sổ tay, còi, dây...
+ Vật dụng sinh hoạt: Đèn pin, đèn cầy, quẹt gas, nhang muỗi hay thuốc chống muỗi...
+ Mùng mền, võng cá nhân...

Tất cả sắp xếp thứ tự gọn gàng vào ba lô, những vật ít sử dụng để dưới, vật xài nhiều để ở trên. Điều quan trọng mà mỗi trại sinh phải có là sổ tay cắm trại. Có thể gọi đây là Nhật ký trại, trong đó ghi chép:

- Thời gian, địa điểm và mục đích của những kỳ trại.

- Những kinh nghiệm, những ưu khuyết điểm đã gặp trong kỳ trại qua.

- Mô tả toàn bộ khung cảnh và hoạt động của trại (dưới dạng một ký sự)

- Phác họa hay dán những tấm hình đã chụp trong kỳ trại đó.

Liệt kê những thứ phải mang theo trong những kỳ trại, tìm ra những gì thừa hay thiếu để lần sau bỏ bớt hay mang theo.
Đây cũng là bằng chứng hùng hồn nhất để chứng minh khả năng của mình trong những lần Hội đồng Phụ trách xét duyệt để nâng cấp hay trao chuyên hiệu.


5. Lên chương trình

Trại không phải là nơi vui chơi, nghỉ mát một cách tùy tiện, vui đâu làm đó. Phải hoạt động nhiều để trại sinh không có những phút trống rỗng, bất động. Muốn được như vậy, người tổ chức phải có một chương trình thật hoàn chỉnh, khít khao với giờ giấc, đúng với chủ đề hay mục đích cắm trại. Có chương trình rồi cũng phải biết san lấp những lỗ hổng (nếu có) trong ngày. Đi đúng chương trình có nghĩa là không kéo dài tiết mục nào ra, dù tiết mục đó đang hấp dẫn.

Người tổ chức cũng phải soạn một chương trình dự phòng - dành cho trời mưa hay trường hợp bất khả kháng - không để trại sinh ngồi bó tay chịu trận.