Bài 10
ĐIỀU HÀNH PHIÊN HỌP

CHƯƠNG TRÌNH HỌP:
Vì sao bạn triệu tập phiên họp ? Hãy nói rõ ngay từ đầu, trước khi thông qua chương trình nghị sự. Vậy chương trình cần phải có những yếu tố gì để đạt hiệu quả tối ưu ?

· Phải nói rõ những điểm cần thảo luận.
· Phải cho một cái nhìn tổng quát về các báo cáo mà một số người đã chuẩn bị trước.

· Phải xác định thời lượng cho mỗi vấn đề.
Chương trình nghị sự càng rõ ràng và chính xác thì người đến họp càng tham dự hữu hiệu. Họ biết buổi họp sẽ giải quyết vấn đề gì và phần đóng góp của họ sẽ như thế nào.

Phân chia mỗi mục theo từng giai đoạn để tin chắc rằng tất cả mọi vấn đề đều được xem xét trước khi đi đến giải pháp.

Có một khía cạnh mà nhiều người không để ý, đó là việc sắp xếp thứ tự các mục nghị sự. Cách sắp xếp này có một tác động rất lớn đến thành công của phiên họp.

Không nên sắp xếp các mục theo tầm quan trọng, mà hãy theo tính chất của chúng. Bạn không sợ bỏ qua một vấn đề quan trọng, bởi lẽ mỗi mục đều có thời lượng tương xứng.

Hãy cố gắng khởi sự phiên họp trong một bầu khí tích cực, bằng cách đưa ra một đề tài mà mọi người đều dễ dàng đồng ý với nhau. Sau giai đoạn ấy mới đưa ra những mục khả dĩ gây nên tranh luận. Những vấn đề này sẽ được đề cập một cách bình thản hơn nếu trước đó mọi người đã đồng ý trên một số điểm.

Cuối phiên họp, cũng lại đưa ra một vài mục mà mọi người dễ nhất trí, như thế, khi rời phòng họp ai ai cũng cảm thấy hài lòng, nhờ đó, các thành viên dễ hạ quyết tâm thực hiện những quyết định đã gút được trong phiên họp.

Một phiên họp như thế sẽ khuyến khích các thành viên đến dự các buổi họp sau trong tinh thần xây dựng.

ĐIỀU HÀNH PHIÊN HỌP:

Điều hành phiên họp thực chất là quản lý 3 lãnh vực:

1. Quản lý tiến trình:

Người chủ tọa đã xác định mục đích phiên họp trước lúc thông qua chương trình nghị sự. Người ấy phải xét xem mọi mục đều được đưa ra đầy đủ.

Nếu vì lý do nào đó mà cuộc thảo luận có chiều hướng đi ra ngoài đề, người ấy phải khéo léo đưa về cho đúng hướng để khỏi làm nản lòng mọi người. Người chủ tọa nhớ nhắc lại mục tiêu phiên họp, hay ít ra, lập lại chủ đề đang thảo luận.

Khi thấy đã có thể có được sự nhất trí, người ấy đủ thẩm quyền để chấm dứt những ý kiến bàn thêm. Cách hay nhất để chấm dứt một chủ đề chính là gút lại. Một vài lời tóm lược giúp kết thúc vấn đề, nêu rõ những điểm nhất trí và cho ghi ngay vào biên bản họp.

2. Quản lý thời gian:

Điều này tương đối dễ: chỉ cần có một chiếc đồng hồ chạy đúng và một quyết tâm sắt thép.

· Thứ nhất: Người chủ tọa bắt đầu đúng giờ và báo cho mọi người biết là thời lượng buổi họp bắt đầu từ giờ phút ấy. Có Người Lãnh Đạo đã giữ giờ bằng cách đón từng thành viên đến họp với câu “Trễ 4 phút” rồi “Trễ 9 phút” trong lần họp đầu tiên. Khỏi cần phải nói, từ lần thứ hai, ông ta sẽ không còn tìm ra được ai đi trễ để mà đếm như thế !

· Thứ hai: Thời lượng cho mỗi chủ đề phải được ghi vào chương trình và được tôn trọng. Thời lượng này được tính theo tầm quan trọng của từng chủ đề. Có những trường hợp mà thời lượng không được tôn trọng sít sao vì cần phải thảo luận cho thấu đáo. Nhưng đó chỉ là ngoại lệ mà thôi.

· Thứ ba: Người chủ tọa phải xác định giờ kết thúc phiên họp, và phải nhất thiết giữ cho đúng. Những người tham dự sẽ luôn luôn hài lòng.

3. Quản lý con người:

Các phiên họp không chỉ cốt để nghe thuyết trình hay báo cáo, vấn đề cần lưu ý là, một nhóm người quy tụ với nhau để cùng quyết định, giải quyết một vướng mắc, dự kiến một kế hoạch, trao đổi các thông tin. Cùng với bản báo cáo, mỗi người còn mang theo những ưu điểm và nhược điểm, những suy tư, âu lo và tình cảm của mình.

Người Lãnh Đạo phải để ý những điều đó, hầu có thể liên kết mọi thành viên thành một khối và hướng về một mục tiêu chung.

Nếu cảm thấy có một mâu thuẫn tiềm tàng thì không nên lẩn tránh, nhưng hãy nêu lên một cách tế nhị và tích cực. Khi vấn đề đã được thảo luận cởi mở và bình thản thì nguy cơ khủng hoảng sẽ giảm đi rất nhiều.

Người chủ tọa nên tạo cơ hội cho những người quen giữ thinh lặng có thể phát biểu ý kiến. Nếu vì rụt rè, nên khuyến khích họ một cách tế nhị. Nếu vì họ đang bực tức, cần tìm hiểu lý do.

Mặt khác, người chủ tọa cũng cần kềm hãm những người nói quá nhiều. Phải ngắt lời người ấy một cách quả quyết nhưng lịch sự. Nếu thiếu quả quyết, khó mà cản được một người ba hoa chiếm lĩnh diễn đàn.

Nếu thiếu lịch sự, người ấy sẽ bực mình và ngậm miệng, đó là điều đáng tiếc vì người ấy có thể đóng góp những ý kiến hay, mặc dù họ không thể nói một cách ngắn gọn.

CHỖ NGỒI TRONG PHIÊN HỌP:

Người chủ tọa lưu ý đến việc sắp xếp chỗ ngồi của thành viên để luôn luôn làm chủ tình hình và quản lý con người có hiệu quả. Sau đây là một vài kỹ thuật:

· Xếp những người thích nói nhiều ở bên trái hay bên phải của bạn. Họ khó bắt gặp được ánh mắt của bạn khi họ phát biểu, và sẽ không cảm thấy được khuyến khích nói nhiều nữa !

· Nếu bạn thấy có dấu hiệu mâu thuẫn giữa một số thành viên thì đừng cho họ ngồi đối mặt. Nhìn vào mặt nhau mà chống đối thì chỉ làm cho tình trạng tệ hại thêm.

· Xếp một số người khách quan và điềm tĩnh ngồi giữa hai thành viên đối lập để tạo ra một vùng “trái độn”. Đừng để họ phải ngồi cạnh nhau hay phải đối mặt nhau.

Sau đây là 10 mẫu người ta thường gặp trong một phiên họp mà người chủ tọa nên nắm bắt và ứng xử cho thích hợp:

1. Người hay cãi: Anh ta tự nhủ: Ta cứ giữ im lặng, đừng dính líu vào. Hãy dùng đến luật hội họp để ngăn anh ta không độc diễn.
2. Người tích cực: Rất ích lợi cho việc thảo luận. Hãy để người ấy đóng góp và dùng người ấy thường xuyên.
3. Người biết hết: Hãy để cho cả Nhóm đương đầu với lý thuyết của anh ta.
4. Người thao thao: Khéo léo “cúp” cho anh ta bớt nói. Ấn định thời gian khi anh ta phát biểu.
5. Người nhút nhát: Hãy mớm bằng những câu hỏi dễ để tạo cho anh ta thêm tự tin. Khi có thể, nên khen một câu.
6. Người chống đối: Hãy để cho anh ta trình diễn, rồi đề cao sự hiểu biết của người ấy, và dùng những đề nghị thích hợp.
7. Người bất cần: Hỏi anh ta về những gì anh ta thích, yêu cầu anh ta kể những ví dụ và những công việc họ ưa thích.

8. Người kiêu căng: Đừng chỉ trích anh ta, nhưng hãy dùng kỹ thuật nói: “Vâng... nhưng mà...”

9. Người hỏi vặn: Anh ta chỉ chực bắt bí người chủ tọa. Nên chuyển những câu hỏi ấy cho cả Nhóm cùng trả lời anh ta.

10. Người nói nhiều: Đây là căn bệnh của nhiều chủ tọa. Nếu bạn là người chủ tọa mà lại mắc căn bệnh này thì nên từ chức đi là vừa !