TĂNG HIỆU QUẢ CỦA TẬP THỂ

Người Lãnh Đạo có thể có những vị trí xã hội rất khác biệt nhau, từ một vị thủ tướng chính phủ, một vị tổng giám đốc cơ sở sản xuất kinh doanh, một vị trưởng phòng hành chính, cho đến một Người Trưởng trong một tổ chức tự nguyện.

Nhưng dù ở cương vị nào thì mọi Người Lãnh Đạo đều có một điểm ưu tú giống nhau: đó là làm thế nào để tập thể do mình chịu trách nhiệm đạt được hiệu quả ngày càng cao hơn.

Bất cứ Người Lãnh Đạo nào khi giao phó công việc cho một thành viên thì cũng đều chờ đợi nơi người ấy một hiệu quả. Trong một vài trường hợp đặc biệt, người ấy sẽ đem lại hiệu quả ở mức độ có thể chấp nhận được. Người Lãnh Đạo sẽ buộc phải nghĩ đến một “biện pháp kỷ luật” nếu hiệu quả công việc ở dưới mức có thể chấp nhận.

Dù ở trường hợp nào thì Người Trưởng cũng có thể nâng cao hiệu quả của một tập thể, vì không bao giờ có một tập thể nào mà tất cả mọi người đều luôn luôn đạt hiệu quả tối ưu. Sau đây là 10 phương cách để tăng hiệu quả của tập thể do mình chịu trách nhiệm:

1. Xác định rõ mức độ hiệu quả từng người bằng chỉ tiêu cụ thể:

Các thành viên sẽ làm việc tốt hơn nếu biết được kết quả mà Người Trưởng của họ chờ đợi nơi mình. Ai làm việc thì hiển nhiên phải biết rằng mình đi đến kết quả nào, thế nhưng trên thực tế, rất nhiều người không biết Người Trưởng của mình muốn mình đạt đến kết quả nào !

Và tệ hơn nữa là có nhiều Người Trưởng không biết mình chờ đợi gì ở mỗi thành viên. Ngay từ đầu công việc, Người Trưởng phải cho từng thành viên biết một cách rõ ràng hiệu quả cụ thể mà mình chờ đợi nơi họ.

2. Theo dõi diễn tiến công việc:

Những thành viên của bạn không phải là những kẻ ngu si. Nếu bạn nói cho họ biết kết quả mà bạn mong đợi, và cho họ thấy kết quả hiện tại đã đạt được, thì họ sẽ tự tìm ra cách để tăng hiệu năng. Tuy nhiên, nhất thiết phải theo dõi và kiểm tra công việc để có thể can thiệp kịp thời.

3. Cám ơn khi đạt kết quả mỹ mãn:

“Cám ơn” là một tiếng đơn giản, nhưng nó thể hiện rằng mình ghi nhận và trân trọng thành quả của một thành viên. Lời cảm ơn phải chân thành, kèm với một phần thưởng cụ thể khi nào có thể được. Nếu khôâng, thì lời cảm ơn chỉ là một mánh khóe để tìm lợi cho mình và chẳng độäng viên được ai.

4. Phê bình một công việc không đạt yêu cầu:

Một công việc không đạt yêu cầu cần phải được nêu ra và sửa chữa. Trước tiên là vì tập thể. Nếu một công việc không đạt yêu cầu bị lờ đi, thì những người làm tốt công việc của họ sẽ cho rằng kết quả như thế nào cũng được công nhận cả, dù cho không đạt yêu cầu đi nữa !

Nhưng điều quan trọng là phê bình công việc, chứ không phê bình con người. Nếu Người Trưởng nói: “Bạn đến trễ 25 phút !” thì chỉ là một sự kiện, và người đến trễ không thấy bị nhục mạ.

Nhưng nếu Người Trưởng nói: “Anh là một người bê bối, không bao giờ tôn trọng giờ giấc !” thì đó là một lời lên án, và người đến trễ sẽ bị tổn thương. Câu đầu là một câu nói xây dựng, câu thứ hai sẽ làm cho người bị phê bình tức giận, tìm cách lấy lại danh dự chứ không nghĩ đến vấn đề giờ giấc. Một câu phê bình hữu hiệu cần:

· Chính xác và ngắn gọn,
· Nhằm gia tăng hiệu quả chứ không nhục mạ con người,
· Kết luận mang tính tích cực,
· Nếu công việc mang tính chất cá nhân, thì cần phải phê bình riêng người ấy mà thôi.

5. Hiểu biết Tâm Lý:

Muốn hữu hiệu, Người Trưởng phải nhìn thấy và thích ứng với tâm lý từng người. Một số người rụt rè cần được kèm cặp để tự tin. Một số người khác cứng cáp hơn sẽ cảm thấy bực mình vì bị bám sát. Người Trưởng cần khám phá những phản ứng tâm lý của từng thành viên để tiếp xúc một cách thích hợp.

6. Trao trách nhiệm:

}Những người trong tập thể là những người biết lãnh lấy trách nhiệm trong đời sống cá nhân. Họ có thể gánh lấy trách nhiệm nhiều hơn ta tưởng. Vì thế, không nên đối xử với họ như những trẻ con, thậm chí, như những trẻ em phạm pháp. Nếu một thời gian dài họ bị gạt ra khỏi mọi trách nhiệm, thì đến một lúc nào đó, họ sẽ không còn tinh thần trách nhiệm nữa.

Đối xử với thành viên như những con người trưởng thành là điều kiện tiên quyết để đạt được một kết quả khả quan. Xem một người như con nít thì rồi họ cũng sẽ hành động như... con nít !

7. Đặt công việc vào toàn bộ:

Giải thích vì sao bạn yêu cầu Đội của mình một công việc nào đó. Đội sẽ làm việc tích cực hơn nếu biết được tiến triển của toàn bộ công việc.

Công việc thường được chia ra từng mảng để mỗi người đảm nhận một phần, nhưng người ta sẽ phấn khởi hơn nếu thấy được sự cần thiết của công việc mình trong tổng thể khi công việc hoàn tất. Hãy thường xuyên cho Đội của mình biết hiệu quả những nỗ lực của họ.

8. Tạo môi trường thuận lợi để làm việc:

Chúng ta sẽ luôn làm việc với năng xuất cao hơn ở một nơi thoải mái. Tạo một nơi làm việc đầy đủ tiện nghi không phải là ném tiền qua cửa sổ.

Cơ sở nào có một phòng tiếp khách quá sang và một nơi làm việc không tương xứng thì ta biết được cơ sở ấy xem nhẹ nhân viên như thế nào, và hậu quả là năng xuất của nhân viên sẽ không thể phát huy một cách tối đa.

9. Sẵn sàng tiếp xúc:

Cố gắng tạo điều kiện để các thành viên trong tập thể có dịp tiếp xúc với bạn và bạn cũng sẵn sàng tiếp xúc với họ.

Thường thường, ta cần có một ai đó để trao đổi: các thành viên trong Đội sẽ đạt kết quả khả quan hơn nếu họ biết rằng Người Trưởng của họ sẵn sàng giúp đỡ họ, cho họ những lời khuyên để họ có thể khai thông một chướng ngại, hoặc Người Trưởng sẵn sàng thảo luận với họ để đi đến một hiệu quả cao hơn.

10. Chú ý đến quyền lợi vật chất của thành viên:

Nếu bạn là Người Trưởng của một tổ chức mà các thành viên được nhận lương bổng, thì việc tăng lương hay tặng tiền thưởnng là một điều không thể quên được.

Tuy nhiên, việc tăng lương hay tặng thưởng phải mang tính chất cá nhân, dù cho nhiều người được tăng lương như nhau trong một đợt. Việc tăng lương hay nhận tiền thưởng bằng nhau cho bất cứ ai, sẽ làm cho những người đóng góp nhiều công sức hoặc có năng xuất cao đâm ra bất mãn.

Nếu bạn là một Người Trưởng trong một tổ chức thiện nguyện, thì việc để ý đến những điều kiện vật chất của mỗi thành viên cũng phải được đặt nặng. Dĩ nhiên, phải yêu thương và trân trọng tất cả mọi thành viên, vì sự dấn thân tự nguyện của họ, dù ở mức độ nào, cũng là điều đáng quý.

Thế nhưng, những thành viên tích cực và cống hiến nhiều cũng vẫn phải được Người Trưởng nghĩ đến việc yểm trợ vật chất, ít ra là khi cần thiết và trong khả năng của mình.

Một Người Trưởng rất bình ổn về mặt vật chất mà lại luôn mồm kêu gọi các thành viên phải cống hiến cho lý tưởng, thì sẽ tạo ra cho họ cảm giác không được Người Trưởng cảm thông, do đó, lòng hăng say của họ sẽ cạn dần, và hiệu quả tập thể khó mà nâng cao được...