MỘT ĐỘI NGŨ THÀNH CÔNG

LÀM VIỆC TRONG MỘT TẬP THỂ:
Một bài toán đơn giản như thế này: 1 người thợ xây một bức tường trong 5 giờ. Hỏi có 2 người thợ cùng trình độ như thế sẽ xây bức tường ấy trong bao lâu ? Ai cũng biết câu trả lời là bao nhiêu !

Thế nhưng, một công trình sư lành nghề sẽ trả lời là chỉ mất có 2 giờ, và ông ta sẽ thực hiện được đúng như thế. Ngược lại, dưới sự điều động của một người khác thì 2 người thợ vẫn phải mất đến 3, 4, 5 giờ mới làm xong bức tường, thậm chí sẽ không bao giờ xong được, trừ phi có 1 trong 2 người phải ra đi !

Một Đội, một Nhóm sẽ làm cho công việc hiệu quả hơn, với điều kiện Người Lãnh Đạo biết biến Đội, Nhóm đó thành một khối thống nhất.

Xin ghi chú là các từ “Đội”, “Nhóm” ở đây được sử dụng theo nghĩa rộng nhất, có thể thay cho Ban Giám Đốc, Ban Điều Hành, Ban Tổ Chức, Tổ Huấn Luyện, Tổ Công Tác, Tổ Sản Xuất, Đội Thi Công, Toán Hướng Đạo, Nhóm Thiện Nguyện...

SỐ LƯỢNG NGƯỜI TRONG MỘT TẬP THỂ:

Số lượng một Đội hay Nhóm tùy theo tầm cỡ của công việc. Đội phải vừa đủ ít để mỗi thành viên giữ được một liên hệ cá nhân với Người Trưởng, nhưng cũng phải vừa đủ nhiều để có thể thực hiện các lãnh vực chuyên môn cần thiết. Muốn xác định số lượng tối ưu của một Đội, hay Nhóm nhỏ, cần để ý đến các yếu tố sau đây:

· Mức độ mâu thuẫn tốt nhất là bao nhiêu ?

Càng đông người thì càng nhiều mâu thuẫn. Thế nhưng, một Nhóm quá ít người lại dễ bị khuất phục bởi một thành viên nào đó có cá tính mạnh ( cụ thể là người Đội Trưởng, Nhóm Trưởng ).

Do đó, Đội hay Nhóm nhỏ ấy có khuynh hướng khô cứng trong nếp suy nghĩ và làm việc. Một công việc đòi hỏi phải thực hiện hiệu quả trong một thời gian ngắn thì mâu thuẫn cần phải có ở mức độ thấp nhất.

Một chương trình dài hạn và ở tầm cỡ lớn thì có thể chấp nhận mâu thuẫn cao hơn, nhưng đồng thời cũng tranh thủ được sáng kiến và sự đóng góp chuyên môn của nhiều người.

· Số lượng chuyên viên cần thiết là bao nhiêu ?

Một chương trình lớn đòi hỏi nhiều người ở nhiều lãnh vực chuyên môn khác nhau. Một dự án nhỏ thì chỉ cần một vài người là đủ. Tuy nhiên, không thể vì sợ quá đông người mà hy sinh chuyên viên, hay ngược lại, quá cần chuyên viên đến độ Người Trưởng không thể tiếp xúc với từng người.

Trong những tập thể lớn, Đội lại được chia ra từng Phân Đội với nhiều tên gọi khác nhau, và Người Lãnh Đạo chỉ làm việc với các Phân Đội Trưởng mà thôi.

Kinh nghiệm chứng minh rằng một người, dù tài giỏi đến đâu cũng khó lòng điều động trực tiếp một Nhóm trên 12 người. Đức Giê-su chỉ chọn có 12 Tông Đồ, cho dù môn đệ của Ngài không phải là ít. Một đội bóng đá đông nhất cũng chỉ có 11 người trên sân.

· Trình độ chuyên môn của Trưởng phải như thế nào ?

Trong một Nhóm quá ít người, Người Lãnh Đạo có thể dùng khả năng của mình mà lấn át đè bẹp sáng kiến của các thành viên, và biến họ thành những kẻ thừa hành.

Ngược lại, trong một Đội có quá nhiều nhà chuyên môn, Người Lãnh Đạo có thể bị hụt hẫng và sẽ khó lòng tích cực trong việc đem các quyết định ra thực hiện. Số lượng của Đội phải như thế nào để Người Lãnh Đạo không bị hụt hẫng, nhưng đồng thời vẫn không trở thành người độc diễn !

LIỀU LƯỢNG CẦN THIẾT:

Muốn có một đội ngũ hữu hiệu cần hội đủ 8 vai trò sau đây:

1. Người Lãnh Đạo: Đây là người nắm quyền và hướng dẫn cho các thành viên khỏi đi lệch mục tiêu đã xác định. Người này tìm cách làm cho mỗi thành viên đạt được hiệu quả tối đa.

2. Người đôn đốc: Đây là một người hăng say xông xáo, luôn luôn “đổ xăng” cho Đội, Nhóm, đốc thúc người khác tiến tới, khi cần thì “lên tinh thần” cho Đội, tạo ra bầu khí thi đua. Tuy nhiên, Người Lãnh Đạo cần theo dõi thật sát để anh ta không gây tổn thương nơi các thành viên khác vì nhiệt huyết của mình.
3. Người sáng tạo: Đây là tia sáng mới cho Đội, luôn tìm ra cái mới và tránh cho mọi người bị xơ cứng trong cái nếp đều đều. Anh ta thông minh và giàu óc tư tưởng, mà cũng bởi giàu óc tư tưởng nên đâm ra hơi “phiêu lưu” và có nguy cơ vô trật tự, thiếu nề nếp.
4. Người phê bình: Đây là người phân tích các ý kiến và các đề nghị, rất khách quan và lô-gích, tránh cho Đội mình đi vào những con đường không dẫn đến đâu cả.
5. Người thực hiện: Đây là người biết biến tư tưởng hay quyết định thành hành động, đề ra các biện pháp và cách thức để các chương trình trở nên cụ thể, xác định những phần việc nhất định và các bước cần phải thực hiện, cũng như ai sẽ phải thực hiện.
6. Người tháo vát: Đây là người giao thiệp rộng, biết tìm ra bất cứ cái gì cần, giúp mọi người gỡ các vướng mắc và tìm cách nối kết các ý kiến của nhiều người với nhau.
7. Người phối hợp: Đây là người rất nhạy cảm với nhu cầu của các thành viên. Nhiệm vụ của anh là phối hợp những hoạt động riêng lẻ của mỗi người với nhau, và giữ cho mối tương quan giữa các thành viên luôn được hài hòa.
8. Người hoàn tất: Các thành viên khác thì lo thực hiện cho được chương trình chung, còn người này lại chú ý đến các chi tiết nhỏ, làm thế nào để tiến trình làm việc hay kết quả công việc chung sẽ đạt được chất lượng tối ưu.
Tám vai trò nêu trên có thể hội tụ trong một số lượng thành viên ít hơn, nhưng không có vai trò nào là không cần thiết. Mặt khác, mỗi thành viên phải tự xác định ( nếu không thì Người Trưởng phải xác định ) vai trò của mình để biết đâu là lãnh vực của mình và không dẫm chân nhau.

Nhiều đội ngũ không chú ý đến một vài vai trò nên kém hiệu quả, bởi các thành viên không thể làm việc chung và bổ xung cho nhau được.