GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ NỘI BỘ

Một khủng hoảng có thể xảy ra giữa hai Người Trưởng, giữa Người Trưởng và các thành viên, và giữa các thành viên với nhau.

Trong giai đoạn khủng hoảng, sự căng thẳng tình cảm rất mạnh, và các bên có khuynh hướng đi đến những quyết định theo cảm tính, thiếu suy nghĩ, khiến cho vấn đề càng thêm trầm trọng thay vì giải quyết được khủng hoảng. Muốn giữ cho tương quan không bị phá vỡ, nhất thiết phải tôn trọng một số nguyên tắc như sau:

1. Sử dụng biện pháp kỷ luật ở mức tối thiểu:

La hét thì luôn dễ hơn là lý luận một cách bình thản. Bạn muốn tìm một cách thức để ổn định tình trạng ở mức tối ưu chứ không phải muốn hò hét cho hả giận !
2. Xác định trước một lằn ranh mà mình sẽ không vượt qua:

Khi 1 trong 2 bên cảm thấy hậm hực thì có thể vượt qua giới hạn, sau đó thì tình trạng sẽ tệ hại hơn. Một trong những phản ứng thường thấy là “cạn tàu ráo máng” khiến cho đối thủ câm họng.

Và dĩ nhiên, khi miệng khép thì lòng cũng khép theo. Bạn thừa hiểu rằng phải mất nhiều tháng, thậm chí nhiều năm mới tạo được một mối tương quan, thế mà chỉ cần 30 giây là phá hỏng mọi sự.

3. Nhìn về tương lai:

Mỗi lời nói, mỗi hành động của bạn là nền tảng cho tương lai. Đừng bao giờ làm một điều gì gây nên một vướng mắc sau này. Bạn nhớ rằng: trong đa số trường hợp, bạn sẽ còn làm việc tiếp với “đối phương”.

Trước khi chỉ trích không thương tiếc cái “kế hoạch tài chánh” trong năm, bạn hãy nhớ rằng ban tài chánh sẽ kiểm tra sổ sách kế toán của bạn theo định kỳ đấy !

4. Giữ thái độ cởi mở:

Hãy chớp lấy thời cơ, đừng để đối phương phá hủy. Tránh mọi khủng hoảng đi đến mâu thuẫn đối kháng một mất một còn, trừ phi bạn đã chuẩn bị sẵn sàng để đón nhận mọi hậu quả sau này.

5. Đừng dồn đối phương vào chân tường:

Tạo cho đối phương một lối thoát, ít ra là một hướng rút lui thay vì phải đối đầu. Hãy giữ thể diện cho anh ta. Một số Người Lãnh Đạo độc tài muốn bắt bí người khác. Khi ấy có 2 nguy cơ xảy ra:

· Hoặc là đối phương bị mất mặt, vờ chấp nhận thua, nhưng lòng vẫn hậm hực chờ một cuộc đối đầu khác, nếu không muốn nói là một cuộc trả đũa !

· Hoặc là đối phương sẽ giận dữ lồng lên như con thú bị thương. Cuộc khủng hoảng sẽ trở nên trầm trọng, và cả 2 bên đều phải trả giá rất đắt !
6. Giữ “đường giây” cho nguyên vẹn:

Dù cuộc khủng hoảng đi vào giai đoạn gay gắt nhất thì cũng đừng “phá cầu”. Khi mối liên lạc còn nguyên vẹn thì vẫn còn có cơ may tìm ra một giải pháp xây dựng.

Nếu bạn không còn lòng dạ nào để trao đổi trực tiếp với đối phương thì hãy nhờ một người trung gian, nhưng hãy nắm chắc rằng người này sẽ trình bày rõ ràng và chính xác lập trường của bạn.

7. Cung cấp thông tin cho mọi người:

Nếu khủng hoảng vượt quá mức khủng hoảng tay đôi, hãy làm sao cho mọi người hiểu được lập trường của bạn. Cần đưa ra sự kiện một cách trung thực và khách quan, thay về trình bày một cách hằn học những “sai lầm” của đối phương.

Trong trường hợp có dư luận thì cũng hành động như thế. Nếu bạn cảm thấy rằng không chóng thì chày, mọi người cũng sẽ bàn tán xôn xao, thì bạn hãy đưa ra thông tin thật sớm, như thế bạn sẽ đi bước trước và sẽ nắm thế chủ động.

Cuối cùng, muốn giải quyết một khủng hoảng thì phải bắt tay vào việc một cách tỉnh táo và chủ động, chứ không được cắn răng chịu đựng và cầu may !

__________________________________________________ ______________________________

Bài 9

ĐỐI VỚI THÀNH VIÊN KÉM HIỆU QUẢ

Một trong các vấn đề mà Người Trưởng thường trăn trở là: phải cư xử làm sao với một thành viên kém hiệu quả. Về mặt này, có hai loại Trưởng ở hai thái cực:

· Loại đà điểu:

Đà điểu là loài chim vùi đầu vào trong cát khi có nguy hiểm, nghĩ rằng mình không thấy tức là không có nguy hiểm !

Loại Người Trưởng đà điểu là người không dám đối diện với một thành viên kém hiệu năng, mặc dù anh ta biết rõ là có vấn đề.
· Loại đao phủ:

Đối với loại này, thành viên nào làm một công việc không đạt yêu cầu là một người không ra gì, cần phải sa thải ngay !

Bạn thấy rõ rằng cả 2 thái cực đều không ổn. Trưởng đà điểu sẽ làm cho các vấn đề ngày một trở nên trầm trọng. Trong khi đó, Trưởng đao phủ thì tự chặt tay chân mình vì đã loại bỏ những cộng tác viên mắc phải sai phạm trong một giai đoạn, hay trong một công việc ngắn hạn nào đó.

Người Lãnh Đạo đúng nghĩa luôn nhớ rằng:
· Gác một vấn đề sang ngày hôm sau thì sẽ không giải quyết được gì cả, chỉ làm cho vấn đề trầm trọng thêm mà thôi.

· Những kết quả tồi mà không bị chặn đứng lại thì sẽ có khuynh hướng lây lan, và có thể tạo thói quen vô tổ chức, vô trách nhiệm cho toàn bộ tập thể.

· Những thành viên kém hiệu quả đa số là những thành viên tốt, nhưng vì đã phải làm việc trong một môi trường không thuận lợi, hoặc bị vướng mắc ở một khâu nào đó.

· Mỗi vấn đề đều có nguyên nhân. Hãy tìm ra nguyên nhân ấy trước khi đề ra biện pháp.

· Một người có khả năng không thể nào trong một sáng một chiều mà lại trở nên một người kém khả năng được !

TRÁCH NHIỆM CỦA NGƯỜI TRƯỞNG:

Người Trưởng là người chịu trách nhiệm về hiệu quả công việc của các thành viên. Trách nhiệm này có thể được tóm lược như sau:

1. Xác định chỉ tiêu:

Nhiệm vụ đầu tiên của Người Lãnh Đạo là xác định một mức độ để căn cứ vào đó mà đánh giá kết quả tốt hay xấu. Và chỉ tiêu đó cũng là kết quả mà Người Lãnh Đạo chờ đợi nơi các thành viên của mình. Mức độ ấy phải có các tính chất sau:

· Có thể đạt được: không quá sức cao.
· Có khả năng kích thích: không thấp lè tè.
· Đều đặn: chỉ tiêu phải bất biến trong một thời gian, chứ không trồi sụt theo vui buồn của Người Lãnh Đạo.
· Phổ quát: mọi thành viên đều theo cùng một chỉ tiêu chứ không trao những chỉ tiêu đặc biệt ( cố nhiên trừ trường hợp khoán sản phẩm trong các cơ sở sản xuất thủ công ).

2. Loan báo chỉ tiêu:

Khi đã xác định chỉ tiêu rồi, bạn cần thông báo cho mọi người biết. Giải thích tường tận và nắm chắc rằng họ hiểu kết quả mà bạn chờ đợi nơi họ. Những chỉ tiêu này giúp cho các thành viên tự lượng giá mình và bạn tránh được nhiều phiền hà vì một số vấn đề sẽ chết ngay từ trong trứng nước !

3. Theo dõi chỉ tiêu:

Đừng lẩn tránh vấn đề: nếu kết quả không đạt chỉ tiêu thì đừng để yên như thế. Hãy trao đổi với người không đạt chỉ tiêu ấy. Điều này cần thiết cho cả hai: cho bạn, vì bạn sẽ được đánh giá tùy theo kết quả của thành viên của bạn; cho người có khiếm khuyết, vì anh ta biết rằng bạn đã nắm rõ chất lượng lao động của anh ta.

PHÊ BÌNH THẾ NÀO ?

Một thành viên có khuyết điểm được mời lên “làm việc” có cảm giác đang đến một buổi hẹn “đấu súng” như trong phim cao bồi. Bầu khí căng thẳng của cuộc gặp gỡ có thể biến Người Lãnh Đạo thành một Bao Công tiền trảm hậu tấu, hoặc một anh cảnh sát dễ thương chịu bỏ qua lần này nhưng chớ có tái phạm đấy nhé !

Vậy, để tránh mọi thái cực, bạn hãy nhớ:
· Đây là một cuộc gặp gỡ chứ không phải là tòa án: Bạn muốn có kết quả tốt hơn, và trong đa số trường hợp, thành viên của bạn cũng muốn thế. Hãy lắng nghe một cách bình tĩnh. Có thể trong quá trình giải thích, người ấy sẽ vô tình cho bạn biết nguyên do và hướng giải quyết.
· Nên gặp gỡ riêng tư: Đừng làm rùm beng lên. Một buổi gặp gỡ riêng tư với một người phạm khuyết điểm cũng là một lời cảnh cáo cho những ai khác đang có nguy cơ sai phạm. Dĩ nhiên, có những trường hợp trầm trọng cần được giải quyết trước hội đồng và theo những quy định sít sao, nhưng trong các trường hợp thông thường, cách thức gặp gỡ cá nhân vẫn là cách tốt nhất.
· Làm thế nào mà cả đôi bên khi ra khỏi phòng đều có những quyết định tích cực, và hãy xác định ngày giờ để thi hành quyết định tích cực vừa có được ấy.
· Kết thúc buổi trao đổi một cách tích cực, và đừng mang thành kiến về nhau.
NHỮNG TRƯỜNG HỢP BẤT KHẢ KHÁNG:

Đừng để một người ngồi lì ở một nhiệm vụ nào đó mà không mang lại hiệu quả. Hãy nghĩ đến những giải pháp có thể đem đến một chuyển biến tốt: thay đổi công việc, đào tạo tiếp tục, cập nhật hóa kiến thức...

Nhưng nếu đã tìm đủ mọi cách trong khả năng của mình mà vẫn không đạt được gì, buộc phải sa thải, thì đừng để tình cảm ngăn cản bạn. Cố nhiên, tránh tàn nhẫn hay chà đạp người bị khuyết điểm. Đừng quên rằng một người không đạt kết quả khả quan nào trong tập thể của bạn lại có thể trở nên viên ngọc quý nơi một tập thể khác !