THUYẾT TRÌNH MỘT ĐỀ TÀI
CHUẨN BỊ MỘT BUỔI THUYẾT TRÌNH:
1.Đề tài:
Ghi rõ những điểm bạn muốn trình bày. Đánh dấu những điểm chủ chốt và sắp xếp theo thứ tự hợp lý. Rà lại xem có phần thông tin nào bị xếp sau phần kết luận không. Ghi chú những kỹ thuật gây ấn tượng khi trình bày một ý tâm đắc hay cần được chú ý.
2.Cử tọa:
Cần lưu ý chuẩn bị các yếu tố sau đây:
· Đối tượng của bạn là ai ? ( Thành phần xã hội, tuổi tác, trình độ... )
· Họ đã biết gì về đề tài bạn sắp thuyết trình ?
· Họ dành cho bạn bao nhiêu thời gian ?
· Họ có thiện cảm, hay là dửng dưng, căng thẳng với bạn ?
· Họ chờ đợi gì nơi bài thuyết trình của bạn ?
· Còn bạn thì chờ đợi nơi họ điều gì ? Một quyết định hành động, một sự đồng tình, hay một tràng pháo tay thật giòn ?
· Họ cần những thông tin nào để đi đến quyết định ?
3.Viết đề cương:
Bản thân bạn phải thấy rõ ràng điều bạn muốn trình bày. Không ai có thể hiểu lời của một người khi chính người đó không biết mình nói gì và nói để làm chi ? Bài thuyết trình của bạn phải theo từng bước một như sau:
·Nhập đề: Cần phải tạo bầu khí lắng nghe ngay từ phút đầu bằng cách thu hút sự chú ý của cử tọa. Cho biết vì sao đề tài cần được trình bày, và vì sao cử tọa xứng đáng, có khả năng và thẩm quyền để nghe đề tài ấy. Có thể nhập đề trong tiếng cười thoải mái, hoặc trong bầu khí trang trọng, nhưng phải luôn gây ấn tượng và làm chủ tình hình.
·Triển khai: Trình bày các phần một cách rõ ràng và hợp lý. Chú ý đến phần chuyển mạch để cho cử tọa thấy rõ tiến trình và biết rằng bạn vừa đi sang một lãnh vực mới nhưng vẫn gắn liền với đề tài.
·Kết luận: Đây là lúc tóm lược các ý chính đã nêu. Chuẩn bị cho thật kỹ phần này để nhấn mạnh các điểm chủ chốt. Mở hướng cho đề tài bằng cách cho thấy kết quả tương lai nếu đem vào hành động. Nếu bạn có yêu cầu nào đối với cử tọa, thì đây là lúc trình bày dứt khoát và rõ ràng.
4. Chuẩn bị các tư liệu đập vào thị giác:
Các thiết bị này nhằm nhấn mạnh đề tài hầu có thể tăng tính thuyết phục, chứ không phải để làm rối vấn đề. Vì thế, nên chọn mức độ sử dụng cho vừa đủ mà thôi.
Khi dùng một thiết bị cho thị giác ( bảng viết, băng hình, đèn phóng hình, đèn chiếu slide... ) bạn hãy xóa sạch tất cả những gì còn trên bảng hay trên màn ảnh vì chúng có thể gây rối rắm cho việc tập trung điểm nhìn của cử tọa. Kiểm tra xem thiết bị đó có giúp cho mọi người thấy rõ và đọc được các chữ viết bạn cần truyền đạt không.
Nếu muốn phát cho cử tọa văn bản về nội dung sắp thuyết trình thì nên phát sau, ngược lại, cử tọa sẽ đọc văn bản thay vì nghe bạn thuyết trình, mà văn bản ấy lại hấp dẫn hơn bài thuyết trình của bạn thì có nghĩa là phải tìm một thuyết trình viên khác !
Hãy đa dạng hóa các thiết bị: sơ đồ, phim ảnh, hình chụp, hình vẽ, mẫu vật... Nhưng xin nhớ: dùng chúng để nhấn mạnh một ý, chứ đừng gây rối rắm hơn.
5.Ghi ra giấy:
Trừ phi bạn rất tự tin, bằng không thì thế nào bạn cũng cần có một bản ghi nhớ. Ghi các tư tưởng bằng kiểu viết điện tín, gạch dưới các ý chủ chốt bằng bút màu. Không cần viết tất cả những gì bạn cần nói.
Nghe đọc một bài thuyết trình là điều chán ngán cho cả người đọc lẫn người nghe. Tuy nhiên, nếu bạn chưa thành thạo trong nghệ thuật trình bày thì hãy tập bằng cách cầm trên tay bản ghi nhớ mà nói vào băng cassette, rồi sau đó nghe lại để rút kinh nghiệm.
Có thể viết nguyên văn phần nhập đề và kết luận, nhưng phải học thuộc lòng, và trình bày trong ngôn ngữ nói, chứ không được đọc bản văn đã viết.
6.Kiểm tra nơi sẽ thuyết trình:
Cần kiểm tra lại nơi mình sẽ thuyết trình, xem bàn ghế sắp xếp đã thích hợp chưa. Các thiết bị thị giác đã đầy đủ chưa. Hệ thống âm thanh có chuẩn không, và cần sử dụng máy vi âm ( micro ) như thế nào để âm lượng được tối ưu. Bạn muốn cử tọa ngồi ngang từ trên xuống dưới, từ trước ra sau để tập trung vào bài thuyết trình của bạn, hay muốn họ ngồi theo hình vòng cung hoặc chữ nhật để tiện thảo luận ?
TRÌNH BÀY:
Một thuyết trình viên điêu luyện không chỉ thuyết trình bằng miệng, mà còn thuyết trình bằng toàn bộ thân mình. Đặc biệt là những phần sau:
·Cặp mắt: Nhìn người nghe chứ không nhìn mặt bàn hay nhìn xuống chân mình. Cử tọa sẽ tỏ rõ cho thuyết trình viên biết thái độ tiếp thu của họ qua nét mặt và cử chỉ. Cái nhìn trao đổi giữa hai bên sẽ giúp cho bài thuyết trình trở nên một mối tương quan giữa người với người. Đừng nhìn chằm chặp vào người quan trọng nhất trong phòng. Vị ấy sẽ bị buộc phải nghe, trong khi những người khác thì bực mình.
·Giọng nói: Xử lý tiếng nói của mình để tạo được những tâm tình khác nhau trong một buổi thuyết trình như: kêu gọi, khích lệ, lôi cuốn, thuyết phục... Thuyết trình viên cần biết thích nghi cách nói với tư tưởng trình bày, biết thay đổi cao độ, trường độ, tốc độ và tiết tấu của từng câu, từng chữ. Biết im lặng hay nhấn mạnh khi cần thiết để cho bài thuyết trình được hấp dẫn. Dù sao đi nữa, một bài thuyết trình với giọng đều đều từ đầu đến cuối, là một bài thuyết trình thất bại hết một nửa !
·Hai tay: Có hai thái cực cần tránh. Một là giang hết hai cánh tay như trẻ em tập thể dục. Hai là hai tay ép cứng vào người như khúc gỗ. hai cánh tay khuỳnh ra, nâng lên nâng xuống một cách đơn điệu như voi đi cũng là một cử chỉ nên tránh. Làm thế nào để bạn không phải là một thứ người máy ! Bạn có thể dùng đôi tay mà nâng cao tư tưởng của mình, nhưng cũng đừng làm quá lố, giống như một vũ công trên sân khấu.
CÁCH LÀM CHO CỬ TỌA CHÁN:
Nếu bạn muốn làm cho cử tọa chán ngán, và sau đó không ai còn dám mời bạn đến thuyết trình nữa, thì đây là 10 phương cách giúp bạn mau “toại nguyện”:
1.Suốt cả buổi thuyết trình, bạn hãy đùa chơi với xâu chìa khóa hoặc cái ly trên bàn, và chỉ nhìn vào xâu chìa khóa và cái ly đó thôi !
2.Nói liên tục với giọng đều đều ru ngủ, và dứt khoát không để một phút xả hơi cho đến khi bạn chấm dứt bài thuyết trình !
3.Bạn cứ bắt đầu mỗi câu bằng những cụm từ như: “Đây là điều tối quan trọng !” hoặc “Lẽ dĩ nhiên”...
4.Bạn cứ dùng các cụm từ như: “Vì thế cho nên...” hoặc “Do đó”để nối những ý tưởng chẳng có gì liên quan với nhau.
5.Lập đi lập lại các cụm từ hư: “Tóm lại” và “Cuối cùng...” nhưng lại tuyệt đối đừng có tóm, mà cũng đừng kết luận gì cả. Bạn chỉ xem đó là cách thức để trình bày đề tài trở lại từ đầu theo một cách khác.
6.Nếu bạn viết lên bảng, thì nhớ vừa viết vừa nói, để không ai có thể nghe bạn nói gì cả !
7.Nếu bạn sử dụng micro thì đừng bao giờ thử trước, để rồi khi bắt đầu nói thì lại đếm 1, 2, 3..., hoặc bạn cứ việc hét thật to cho loa hú ầm ĩ lên !
8.Nếu có máy bay hay xe tải đang đi qua gần đấy, thì bạn cứ thản nhiên tiếp tục nói, để cử tọa phải học cách hiểu ngôn ngữ bằng cách nhìn môi bạn như trong các trường câm điếc.
9.Bạn hãy tạo bầu khí bằng cách kể những câu truyện khôi hài nhạt nhẽo hoặc thô tục, mà không ai có thể cười nổi.
10. Nếu phải thuyết trình trước những Người Trưởng khác, bạn hãy phê bình khuyết điểm của họ, và nêu cao ưu điểm của mình để tăng thêm tính thuyết phục cho đề tài của mình !